Ansattes erfaringer med hvordan implementeringen av et digitalt saksbehandlingsverktøy har vært– En kvalitativ studie

Abstract

Digitaliseringsstrategien for 2019-2025 har mål om å skape en mer produktiv og effektiv offentlig sektor. Forskning viser at det er kunnskapshull om hvordan ansatte som gjennomgår endringsprosesser på grunn av digitalisering blir påvirket. Hensikten med studien er å undersøke hvordan ansatte i Arbeidstilsynet erfarer at implementeringen av et digitalt saksbehandlingsverktøy, Betzy Mobil, har vært.

Syv informanter ble rekruttert, og semi-strukturerte dybdeintervju ble gjennomført om tematikken. Studien har et deskriptivt-eksplorativt design, og en deduktiv-induktiv og hermeneutisk tilnærming. Refleksiv tematisk analyse ble benyttet som analysemetodikk.

Analyseprosessen resulterte i fem tema som beskriver implementeringen. Resultatene viser at implementeringen av Betzy Mobil hadde en utforskende utprøving (tema 1) som tilnærming da det ble introdusert for ansatte. Informantene la vekt på at Betzy Mobil bidrar til å effektivisere deler av arbeidsprosessene (tema 2). De beskrev også at det var en manglende praktisk opplæring (tema 3) under implementeringsprosessen, og pekte på ulike forbedringsområder for å optimalisere brukerbehovet (tema 4). Videre beskrev informantene ulike utfordringer med implementeringen (tema 5). Blant annet manglende forankring hos ledelse og organisasjon og mangler ved teknisk funksjonalitet. Betzy Mobil utfordrer også ergonomi og konsentrasjonsevne når informantene benytter det på tilsyn. Flesteparten av informantene beskrev at de har valgt å skrive notater på penn og papir fremfor å bruke Betzy Mobil fordi de erfarer at det digitale verktøyet ikke er bra nok tilpasset tilsynspraksis.

Resultatene viser at det har vært en uhensiktsmessig implementering av Betzy Mobil. I tillegg til dette så peker informantene på ulike forbedringstiltak som kan bidra til at Betzy Mobil oppnår mål om å effektivisere arbeidsprosesser og frigjøre tilgjengelige ressurser.

Implikasjon for praksis er at gode brukerkartlegginger, kontinuerlig praktisk opplæring og forbedringer kan bidra til at flere ansatte mestrer det digitale verktøyet.

Nøkkelord: Implementere, digitale verktøy, erfaringer, offentlig sektor, HMS.

The digitalization strategy for 2019-2025 aims to create a more productive and efficient public sector. Research shows that there are knowledge gaps about how employees who undergo change processes due to digitalization are affected. The purpose of the study is to investigate how employees in the Labor Inspection Authority perceive the implementation of a digital case management tool, Betzy Mobil, to have been.

Seven informants were recruited. Semi-structured in-depth interviews were conducted. The study has a descriptive-exploratory design, a deductive-inductive and hermeneutic approach. Reflexive thematic analysis was used as an analysis methodology.

The analysis process resulted in five themes describing the implementation. The results show that the implementation had an exploratory trial (theme 1) as an approach when it was introduced. The informants emphasized that Betzy Mobil helps to streamline parts of the work processes (topic 2). They also described a lack of practical training (topic 3), and pointed to different improvements in order to optimize user needs (topic 4). The informants described various challenges with implementation (topic 5). This was lack of anchoring on the part of management and organization, and deficiencies in technical functionality. Betzy Mobil challenges ergonomics and ability to concentrate when the informants use it for supervision. The informants described how they have chosen to write notes on paper rather than using Betzy Mobile because they find that the digital tool is not well enough adapted to supervision practice.

The results show that there has been an inappropriate implementation of Betzy Mobil. In addition to this, the informants point to various improvement measures that can help Betzy Mobil achieve the goal of streamlining work processes and freeing up available resources.

The implication for practice is that user mapping, continuous practical training and improvements can help more employees master the digital tool.

Keywords: Implement, digital tools, HSE.