Morgendagens beredskap et ledelsesansvar

Abstract

Temaet for denne studien har vært «Morgendagens beredskap – et ledelsesansvar». Bakgrunnen for studien har vært at sikkerheten i norske fengsel stadig blir utsatt for intenderte og villede hendelser, som krever stor mobilisering av beredskap når de inntreffer. Slike hendelser setter også sikkerheten til samfunnet, innsatte og ansatte på prøve. Erfaringsdeling, læring og nytte etter ekstraordinære hendelser og kriser er lite undersøkt i kriminalomsorgen. Tidligere studier i beredskapsorganisasjoner har vist at læringsprosesser i etterkant av større hendelser, kriser og øvelser ikke oppleves som optimale. Dette kan føre til at det blir utfordrende for organisasjoner å møte samfunnets forventninger til beredskap og organisasjoners respons på slike hendelser.

Hensikten med denne studien var å undersøke og identifisere hvilke erfaringsdelingsprosesser kriminalomsorgen brukte i etterkant av ekstraordinære hendelser og kriser. Studien undersøkt også om det fantes sammenheng mellom disse erfaringsdelingsprosessene og opplevd grad av læring og nytte. For å finne svar på forskningsspørsmålene i studien ble det gjennomført individuelle intervjuer av beredskapsledere i ulike enheter med høyt sikkerhetsnivå i kriminalomsorgen. Utvalget representerte totalt syv respondenter fordelt på ulike enheter i to regioner. Studien har benyttet kvalitativ metode med en eksplorativ tilnærming. Studien bygger på teori knyttet til begrepene erfaringsdeling, læring og nytte. Diskusjonene som er presentert bygger på gjennomgang av relevant litteratur og datainnsamlingen fra beredskapslederne.

Hovedkonklusjonen i studien er at det foregår erfaringsdelingsprosesser i etterkant av ekstraordinære hendelser og kriser i de undersøkte enhetene i kriminalomsorgen. Erfaringsdelingsprosessene som har vært brukt har ført til opplevd grad av læring og nytte. Læring på individ- og organisasjonsnivå i enhetene skjer allikevel noe tilfeldig. Respondentene oppga at de savnet verktøy for å strukturere læringspunkter etter ekstraordinære hendelser og kriser. Det viste seg at læring fant sted i de tilfeller hvor erfaringer og læringspunkter systematisk ble fulgt opp delt med hele enheten, og dermed inngikk som ny kunnskap for alle. Erfaringsdeling på tvers av enheter opplevdes svært nyttig i arbeidet med å bygge morgendagens beredskap i egen enhet. Erfaringsdeling på tvers av enheter ble også trukket frem som en viktig faktor for læring og nytte for beredskapslederne.

Studien kan ses på som et viktig bidrag for beredskapsledere i forbindelse med tilrettelegging av erfaringsdelingsprosesser som kan fører til opplevd grad av læring og nytte. Studien kan også tilføre en dypere innsikt og forståelse for hvilke erfaringsdelingsprosesser beredskapsledere i kriminalomsorgen opplever som lærerike og nyttige. Praktisk kan studien gi støtte til beredskapsledere eller andre som har ansvar for beredskap, trening og øvelser innenfor organisasjoner som jobber med samfunnssikkerhet og beredskap. Den kan også gi støtte til private beredskapsaktører eller sivile som ønsker å øke sin kunnskap om erfaringsdeling, læring og nytte etter ekstraordinære hendelser og kriser.

Teoretisk bidrar denne studien til et fundament for å underbygge og tydeliggjøre ulike faktorer som har innvirkning på sammenhengen mellom erfaringsdelingsprosesser og graden av læring og nytte etter større hendelser og kriser. Studien bidrar også til å forankre kunnskap innenfor beredskapsledelse- og samfunnssikkerhetsfeltet.

Som bidragsyter til samfunnssikkerhet og beredskapsfeltet, anbefales det å se nærmere på hvilke erfaringsdelingsprosesser som bidrar til opplevd læring og nytte etter ekstraordinære hendelser og kriser hos flere virksomheter som jobber med samfunnssikkerhet og beredskap. For kriminalomsorgen vil det være nyttig å se nærmere på systemer for å sikre læringspunkter etter ekstraordinære hendelser og kriser, og erfaringsdeling på tvers av enheter og regioner.

Nøkkelord: Kriminalomsorgen, erfaringsdelingsprosesser, læring og nytte

The subject of this study has been "Tomorrow's preparedness - a management responsibility". The background for the study is that security in Norwegian prisons is constantly exposed to intended and misleading incidents, which require great mobilization of emergency preparedness when they occur. Such incidents also put the safety of society, the inmates and the employees to the test. Sharing experience, learning and usefulness after extraordinary events and crises was little investigated in the penal care system. Previous studies in emergency preparedness organizations have shown that learning processes in the aftermath of major incidents, crises and exercises are not perceived as optimal. This can make it challenging for organizations to meet society's expectations of preparedness and organizations' response to such incidents.

The purpose of this study was to investigate and identify which experience-sharing processes the penal care system used in the aftermath of extraordinary incidents and crises. The study also examined whether there was a connection between these experience-sharing processes and the perceived degree of learning and usefulness. In search for answers, there was carried out interviews of emergency managers in different high security level units in Norwegian penal care. The selection represented in total seven respondents distributed on different units in two regions. The study has utilized a qualitative method with an explorative approach. Further, the study builds on theory related to the terms experience-sharing, learning and usefulness. The discussions presented in the study builds on relevant literature and data collection from the emergency leaders mentioned.

The main conclusion of the study is that experience-sharing processes take place in the aftermath of extraordinary incidents and crises in the investigated units in the penal care system. The experience-sharing processes applied have led to a perceived degree of learning and usefulness. However, learning at the individual and organizational level in the units still happens somewhat randomly. The respondents stated that they lacked tools for structuring learning points after extraordinary events and crises. Learning turned out to take place in those cases where experiences and learning points were systematically followed up, shared with the entire unit and thus included as new knowledge for all. Sharing experience across units were found to be very useful in the work of building tomorrow's preparedness in a separate unit. Sharing experience across units were also highlighted as an important factor for learning and benefit for emergency managers.

The study can be seen as an important contribution for emergency managers working with the facilitation of experience-sharing processes that can lead to a perceived degree of learning and usefulness. The study can also provide a deeper insight and understanding of which experience-sharing processes emergency managers in the penal care system find instructive and useful. In practice, the study can provide support to emergency managers or others who are responsible for emergency preparedness, training and exercises within companies that work with social security and emergency preparedness. It can also provide support to private emergency actors or civilians who want to increase their knowledge about experience sharing, learning and usefulness after extraordinary events and crises.

Theoretically, this study contributes to a foundation for supporting and clarifying various factors that have an impact on the connection between experience-sharing processes and the degree of learning and benefit after major events and crises. The study also helps to anchor knowledge within the field of emergency management and community safety.

As a contributor to social security and the emergency preparedness field, it is recommended to take a closer look at which experience-sharing processes contribute to perceived learning and benefits after extraordinary events and crises at several companies that work with social security and emergency preparedness. For the penal care system, it will be useful to look more closely at systems for securing learning points after extraordinary incidents, crises, and sharing experience across units and regions.

Keywords: The Norwegian Correctional Service, experience-sharing processes, learning and usefulness